Le département finance

Le Service financier gère l’ensemble des mouvements financiers liés aux locataires et à la gestion de la société everecity.

Il se charge notamment du décomptes de charges annuels et consommations, de la situation des comptes des coopérateurs-locataires, des paiements, des remboursements, de l’établissement du décompte de sortie ainsi que du suivi des garanties locatives.

Voici quelques questions financières qui pourraient vous intéresser :

Qu’est-ce qu’un décompte des charges annuel selon le Code bruxellois du Logement ?

Le loyer que vous payez se compose d’une part d’un montant de loyer réel et, d’autre part, d’un montant de provision pour charges locatives. Les provisions que vous versez sont un acompte sur les charges locatives dont le décompte annuel est envoyé généralement fin mai. Chez everecity, le décompte porte sur une année civile.

Le Code bruxellois du logement impose certaines règles quant à la récupération des frais relatifs aux immeubles occupés par des locataires sociaux. Voici ce qui peut être repris par everecity dans son décompte des charges selon le site où réside le locataire :

1. Les fournitures, frais de personnel et de fonctionnement relatifs aux menus travaux d’entretien, aux menues réparations et au nettoyage des parties communes ;
2. Les fournitures, frais de personnel et de fonctionnement relatifs à l’entretien des espaces verts ;
3. Les rémunérations et cotisations sociales du concierge ou surveillant, payées par la société, à l’exclusion du salaire en nature, étant entendu que ces frais ne peuvent être cumulés avec ceux visés au point 1 s’ils se rapportent au travail de la même personne ;
4. Les frais relatifs aux menus travaux d’entretien et au contrôle des ascenseurs, de l’installation de chauffage central, y compris le ramonage des cheminées et du système de ventilation ;
5. Les frais relatifs à l’enlèvement des immondices et des objets encombrants ;
6. Les frais résultants des contrats conclus par la société au profit des locataires ;
7. Les frais relatifs à la location, au relevé et à l’entretien des compteurs de consommation d’eau et d’énergie ;
8. Les frais relatifs à la consommation d’eau, de gaz, d’électricité, de mazout ayant trait au logement, pour autant qu’ils soient payés par la société, ainsi que ceux ayant trait aux parties communes. La consommation visée sur ce point est répartie comme suit :
  1. S’il existe des compteurs individuels par logement, la consommation de ces logements est déterminée sur la base du relevé des compteurs individuels, et la consommation des parties communes est répartie de manière égale entre tous les logements ;
  2. S’il n’existe qu’un compteur collectif, la consommation est répartie comme suit :
    1. 1. 80% sont répartis en fonction de la superficie des logements ou sur la base du relevé des appareils de mesure individuels ;
      2. 20% sont répartis de manière égale entre tous les logements
9. Les frais relatifs aux travaux de réparation effectués par la société qui, conformément aux dispositions du contrat de bail, sont à charge du locataire. Les frais liés à ce point sont à charge du locataire qui les a occasionnés.

Qu’est-ce que le décompte des charges ?

C’est la régularisation entre les montants de provisions que vous avez versés pour une année et votre quote-part dans les dépenses engagées par la société pour le compte de ses locataires dans cette même année.

Quels sont les différents frais repris dans un décompte des charges ?

Les frais facturés comprennent les frais de consommation d’énergie et les charges locatives :

Frais de consommation d’énergie:

- Gaz
- Eau
- Électricité des parties communes

Les charges locatives engagées par la société pour le compte de ses locataires :

- Produits et matériel d’entretien :
  - Les factures d’achat de matériel et de produits nécessaires au nettoyage et à l’entretien des parties communes (torchons, savon, brosses, raclettes, tabliers) ;
  - Les factures de contrat d’entretien des tapis, vitres, miroirs, etc. dans les parties communes (ex : hall d’entrée, coursives).
- Abords et espaces verts :
  - Les factures des sociétés de jardinage avec lesquelles nous avons des contrats d’entretien ;
  - Les factures éventuelles découlant de l’aménagement des abords et aires de détente (élagage d’arbres, etc.).
- Nettoyage/Concierge/Surveillance :
  - Les charges relatives au salaire brut (soumis ou non à l’ONSS), les cotisations à l’ONSS (Office National de la Sécurité Sociale), les congés payés, les primes et avantages divers, les assurances souscrites au profit des membres du personnel et faisant partie de leur package salarial.
- Contrôle et entretien des ascenseurs :
  - Les factures relatives aux contrats d’entretien et de contrôle des ascenseurs ;
  - Les frais éventuels de télémaintenance.
- Contrôle et entretien des installations de chauffage :
  - Les factures concernant les contrats d’entretien, le contrôle des chaudières ainsi que le détartrage éventuel des chaudières ;
  - Les frais éventuels de contrôle énergétique ;
  - Les frais forfaitaires éventuels de remplacement des vannes thermostatiques.
- Hygiène :
  - Les factures de désinsectisation et de dératisation ;
  - Les enlèvements d’encombrants ;
  - Les frais éventuels de location et/ou d’acquisition de poubelles et/ou conteneurs.
- Sécurité :
  - Les factures relatives aux contrats d’entretien des extincteurs et hydrants (bouches d’incendie) ;
  - Les factures relatives aux contrats d’entretien et de maintenance des systèmes de surveillance et de sécurité (caméras, etc.) ;
  - Les frais éventuels de contrôle des dispositifs anti-incendie et d’évacuation et, le cas échéant, les frais de remplacement pour vandalisme lorsque l’auteur n’a pu être identifié ;
  - La surprime de l’assurance incendie pour « abandon de recours ».
- Autres contrats au profit des locataires :
  - Les factures relatives au contrat d’entretien des adoucisseurs ainsi qu’à la fourniture de sel adoucisseur d’eau ;
  - Les factures relatives à la veille technique mise en place (en dehors des permanences téléphonique d’everecity).
- Entretien égouts, décharges, corniches :
  - Les factures relatives au curage des égouts et des colonnes générales de décharge

Pourquoi le montant mensuel à payer change-t-il après le décompte charge annuel?

Suite au décompte des charges, everecity calcule les nouvelles provisions en fonction des facteurs suivants :

- les consommations réelles du ménage de l’année précédente,
- les prévisions relatives aux augmentations des prix des fournisseurs d’énergie, des frais de conciergerie et/ou de charge exceptionnelle, etc.
- Le nouveau montant (loyer inchangé + nouvelles provisions) est à payer à partir du mois suivant l’envoi du décompte des charges. Vous trouverez la nouvelle note de calcul en annexe du décompte des charges.